Har du problemer med at få folk til at komme til dine møder? Eller er det møderne i sig selv, der er et problem? Med en god mødeplanlægning kan du sikre dig, at du får mest ud af dine møder – både før, under og efter mødet.
1. Find den rigtige tid
Det er ikke altid nemt at finde en tid, der passer alle – især hvis dine medarbejdere og kolleger har travlt. Men hvis du planlægger din mødedag med tiden i mente, så er det meget mere sandsynligt, at folk kommer til mødet. Dertil er det også vigtigt at tænke på, hvor lang tid mødet skal vare, så folk ikke føler, at mødet flyder over i deres egentlige arbejdstid.
2. Et relevant mødested
Hvis man skal mødes, så er det vigtigt, at mødet foregår på et relevant sted, så folk er klar til at mødes og ikke føler at de spilder deres tid. At have et relevant mødested kan også være med til at sikre, at folk faktisk kommer til mødet, i stedet for at finde en undskyldning ikke at komme.
3. Hold mødet i samme lokale
En god mødedag handler om at gøre det så nemt som muligt for folk at komme til mødet. Derfor kan det være en god idé at holde mødet i det samme lokale. På den måde skal folk ikke lige finde en ny plads hver gang.
4. Planlæg mødedagen ordentligt
At planlægge en mødedag handler ikke kun om at planlægge mødet. Det handler også om at sikre, at tiden før og efter mødet er i orden. Sørg for, at du har god tid til at komme til mødet og at du har god tid til at gøre, hvad du skal efter mødet.
5. Planlæg møderne på forhånd
Det er ikke godt, hvis du planlægger dine møder ved at sende en invitation til dine kolleger kl. 8 om morgenen og så sætte mødet til kl. 9. Hvis du planlægger dine møder på forhånd, så har folk mere tid til at forberede sig – både før og efter mødet.
Hvorfor er det vigtigt med helt klare retningslinjer når det kommer til møder?
Der er mange forskellige årsager til, at en mødedag kan gå helt galt. Det kan være, at folk ikke kommer til mødet, at mødet flyder over i andre menneskers arbejdstid eller at den tid, du har til mødet, forsvinder. Med helt klare retningslinjer for din mødedag kan du sikre dig, at du ikke har disse problemer.
